Чтобы контрагент без задержек оплачивал счета, вам нужно придерживаться определенной политики. В первую очередь долги возвращаются серьезным компаниям, методично и регулярно требующим оплаты. К тому же желательно развивать хорошие отношения, которые не захочется испортить.

Как зарекомендовать себя кредитору и создать грамотную систему управления просрочкой?

 

Как можно управлять дебиторской задолженностью

Напоминания о возникновении долга

Чтобы как можно быстрее избавиться от долгов, систематически напоминайте о нем контрагенту:

• До момента ее образования

За 3-5 рабочих дней сообщите клиенту о приближении даты выплаты. Свяжитесь с лицом, ответственным за закупки, и бухгалтером. Такую работу обычно поручают менеджерам по продажам в начале рабочего дня. Напоминать стоит ненавязчиво и доброжелательно. За день до просрочки можно позвонить повторно.

• В день возникновения долга

Если в ответ на напоминание вы услышите о том, что деньги уже «ушли», но к вам пока «не дошли», попросите выслать копию платежа.

• Спустя день после просрочки

На этом этапе уже меняйте свою политику и просите менеджеров выяснить причину неуплаты.  На «мягкое» урегулирование долгов можно дать не больше недели – этого достаточно для исполнения обязательств перед вами.

• Спустя 5-7 дней после просрочки

Далее вы можете поступить следующим образом:

• Отправить претензию с требованием выплаты задолженности (этот процесс можно автоматизировать, чтобы не привлекать в штат юриста на досудебное взыскание);
• Потребовать гарантийное письмо с уплатой процентов;
• Остановить отгрузку товаров;
• Выйти на лица, принимающие решение о выплате – руководителей, финансистов.

 

Отсутствие реакции на напоминания

Если даже письменные претензии игнорируются, то принимайте жесткие меры. Вы можете прибегнуть к досудебному взысканию долга либо подать иск в суд. Некоторые клиенты только тогда активируются, когда дело доходит до судебного разбирательства.

Однако лучше предпринять все зависящее от вас до суда. Это экономически выгоднее, быстрее и есть шанс сохранить отношения, если вы в этом заинтересованы. И даже в случае выигрыша в суде вы необязательно вернете долг.

 

Как противостоять манипуляциям должника

На последок мы дадим несколько советов, как справиться с агрессорами и манипуляторами:

• Что бы ни ответил контрагент, задавайте уточняющие вопросы. Пример диалога:

– Мы сейчас не можем выплатить долг.

– Но выплатить нужно было 3 дня назад. Или вы не планировали оплату?

– Планировали, но так сложились обстоятельства, что сейчас денег нет.

– Когда они у вас появятся? И т.д.

• Старайтесь противостоять эмоциям и переводите диалог на первоначальную тему:

– Не нужно так часто звонить. Я знаком с руководством и буду решать только с ним.

– Я знаю, что вы знакомы с руководством, но напоминания о долге входят в мои обязанности и определены системой управления задолженностями. Когда ожидать выплаты от вас?

• Будьте понимающими, но настойчивыми.

Если контрагент приводит одни и те же объяснения или каждый раз находит новые, попробуйте просто выслушать его и отнестись с пониманием, но не соглашайтесь с ним. «Я сожалею, что у вас такая ситуация, но…» и т.д. Если вы все равно не услышаны, напомните об ответственности партнера и о его невыгодном положении.

 

Какая бы ни была сумма задолженности, не откладывайте напоминания. Иначе ваш контрагент сочтет долг несущественным для вас. И тем сложнее будет его вернуть. А внедрение такой системы напоминаний продемонстрирует ваш серьезный и решительный настрой.

Также помните, что есть недобросовестные контрагенты, которые изначально выбирают тактику игнорирования долгов. Поэтому важно идентифицировать должников с помощью проверки контрагентов.

Если вы хотите узнать о способах мониторинга партнеров, ознакомьтесь с нашим материалом на эту тему.